INTEGRITETSPOLICY FÖR HEMFRID I SVERIGE AB
1 Vi värnar om din personliga integritet
1.1 Hemfrid i Sverige AB, org.nr. 556529-8444 (”Bolaget”) värnar om att dina personuppgifter behandlas på ett integritetssäkert sätt med god skyddsnivå och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
1.2 Denna Integritetspolicy beskriver hur vi behandlar personuppgifter om dig som är kund hos eller har kontakt med Bolaget, och dig som besöker vår hemsida.
1.3 Om du har frågor om Bolagets integritetsskydd är du alltid välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter framgår nedan under rubriken ”Kontaktinformation”.
2 PERSONUPPGIFTSANSVARIG
2.1 Bolaget är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och är därför ansvarig för att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.
2.2 Vi är en del av KEYTO Group, som består av flera bolag inriktade på hushållsnära tjänster och för en gemensam kunddatabas som administreras av KEYTO Group AB (publ), org. nr. 559328-3392. För vissa typer av behandlingar är därför Bolaget gemensamt personuppgiftsansvarigt tillsammans med KEYTO Group AB (publ). Detta innebär att dina personuppgifter i förekommande fall delas med och behandlas av KEYTO Group AB (publ) för de gemensamma ändamål som anges i denna policy (se nedan under rubriken ”Vem lämnar bolaget ut dina personuppgifter till?”).
2.3 Bolaget erbjuder inte sina tjänster till personer under 16 år och samlar därmed inte heller in personuppgifter från personer under 16 år.
2.4 KEYTO Group har reglerat det gemensamma personuppgiftsansvaret genom ett skriftligt arrangemang, så att behandlingen av dina personuppgifter alltid ska ske på ett integritetssäkert sätt. Inom ramen för detta arrangemang svarar KEYTO Group AB (publ) huvudsakligen för drift av IT-system för kundregister, fakturering m.m., samt för marknadsföring, och Bolaget svarar för hantering av personuppgifter i samband med fullföljande av avtal med kunden.
2.5 Om du har några frågor eller synpunkter på behandlingen av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter som registrerad (se närmare under rubriken ”Dina rättigheter” nedan) kan du alltid vända dig till oss eller till KEYTO Group AB (publ) (se kontaktinformation nedan under rubriken ”Kontaktinformation”).
3 VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR BOLAGET?
3.1 Personuppgifter är alla upplysningar och all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en person som är i livet. Det är alltså uppgifter om dig och din person. Med behandling avses varje typ av åtgärd som vidtas med personuppgifter såsom insamling, lagring, användning, bearbetning och överföring av personuppgifter.
3.2 Vanligtvis samlas dina personuppgifter in direkt från dig, till exempel via e-post eller andra kommunikationskanaler, eller, i förekommande fall, från det företag eller den organisation du representerar. Bolaget kan också få personuppgifter om dig från andra bolag inom KEYTO Group eller samarbetspartners. Vid behov kan Bolaget använda externa informationstjänster för att komplettera befintliga uppgifter, exempelvis befattnings- och kontaktinformation
3.3 Kunder (privatpersoner)
Bolaget kan komma att samla in och behandla följande information för att kunna kontakta dig och fullgöra sina åtaganden gentemot dig som kund:
- Kontaktuppgifter, såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och epostadress samt i förekommande fall närståendes kontaktuppgifter.
- Boendeuppgifter, såsom adress, portkod, nyckel (vid tillgång till hemmet), antal rum och fönster, husdjur m.m.
- Uppgifter som du förmedlar till Bolaget per e-post, via våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.
- Uppgifter från kundundersökningar och kundutvärderingar.
- Order- och beställningsuppgifter samt avdragsuppgifter: köp- och transaktionshistorik samt betalinformation, såsom bankuppgifter, kontonummer och i förekommande fall IBAN, SWIFT m.m.
- Faktureringsuppgifter: faktureringsinstruktioner och uppgifter på fakturor.
- Uppgifter om reklamationer och garantiärenden.
- Uppgifter om telefonsamtal med Bolagets växel eller kundtjänst.
Bolaget kan, efter ditt uttryckliga samtycke, även komma att behandla känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om hälsa (inklusive allergier eller funktionsvariationer) om dig eller närstående. Sådan behandling sker endast i den mån det krävs för att kunna anpassa våra tjänster efter dina behov.
3.4 Företagsrepresentanter för t.ex. kunder, leverantörer och samarbetspartners
Bolaget kan komma att samla in och behandla följande information om dig som Bolaget behöver för att kunna kontakta dig som representerar ett företag eller organisation.
- Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e postadress, titel, befattning och arbetsgivare.
- Uppgifter som du som företagsrepresentant förmedlar till Bolaget per e post, via våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.
- I förekommande fall uppgifter om telefonsamtal med Bolagets växel eller kundtjänst.
- I förekommande fall uppgifter om kostpreferenser, eventuella allergier och/eller funktionsnedsättning (t.ex. i anledning av företagsevenemang eller möten).
3.5 Potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartners
Bolaget kan samla in och lagra följande information om dig i egenskap av att du är en potentiell kund, leverantör eller samarbetspartner till Bolaget eller att du är företagsrepresentant på ett bolag som är potentiell kund, leverantör eller samarbetspartner till Bolaget.
- Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e postadress, titel, befattning och arbetsgivare.
3.6 Besökare av Bolagets hemsida
I samband med att du besöker Bolaget hemsida samlar vi in följande information om dig som Bolaget behöver för att kunna förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla vår hemsida.
- Tekniska uppgifter, såsom IP-adress, MAC-adress, URL, unik enhets ID, nätverkets och enhetens prestanda, webbläsare, språk- och identifikationsinställningar, geografisk position, operationssystem, andra uppgifter från cookies eller liknande mekanismer (enhetsinformation).
4 VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
För vilka ändamål vi avser att behandla dina personuppgifter samt vilken laglig grund vi har för respektive behandling följer av tabellerna nedan.
4.1 Kunder, leverantörer och samarbetspartners (inklusive företagsrepresentanter för dessa)
| Ändamål | Laglig grund |
|---|---|
| För att kunna hålla kontakten med en kund, en representant för kunden, leverantören eller samarbetspartnern. | Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att ha kontakt med dig i syfte fullgöra avtalet med kunden, leverantören, eller samarbetspartnern, dvs. företaget som du som företagsrepresentant representerar (berättigat intresse). |
| För att uppfylla författningsreglerade krav, exempelvis säkerhetskrav och bokföringskrav. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser. |
| För att möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Bolagets varumärke och Bolagets produkter och tjänster (t.ex. utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang m.m.). | Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sina produkter eller tjänster till dig som kund eller till företaget som du som företagsrepresentant representerar (berättigat intresse). Om du som kund är privatperson kommer vi endast att skicka ut marknadsföring avseende KEYTO Groups erbjudanden till dig efter att du gett ditt uttryckliga samtycke. |
| För att hantera ordrar, leveranser samt tillhandahålla de tjänster du har beställt, och för att administrera vårt avtal med dig eller det företag du representerar. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. När personuppgifter behandlas avseende andra än kunder (såsom närstående, samboende eller kontaktpersoner hos företagskunder) sker det med stöd av berättigat intresse. Känsliga personuppgifter behandlas endast med stöd av ditt uttryckliga samtycke. |
| För att genomföra undersökningar rörande Bolagets produkter och kunders köpupplevelse. | Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra sitt varumärke, sina produkter och sin marknadsföring (berättigat intresse). |
| För att säkerställa betalning och analysera köphistorik i syfte att erbjuda kunder rätt produkter och marknadsföring. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att erbjuda sina kunder en relevant marknadsföring med hänsyn till kundens tidigare köp (berättigat intresse). |
| För att kunna motta betalning från kunder vid köp av Bolagets eller KEYTO Groups produkter, tjänster och service. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. |
| För att kunna bemöta och kompensera kunder vid reklamationer och garantiärenden. KEYTO Group kan också komma att kommunicera med dig och administrera ditt kundärende (såsom RUT-avdragsansökningar). | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. Behandling vid kommunikation och hantering av kundärenden, till exempel vid reklamationer samt RUTavdragsansökningar. |
4.2 Besökare av vår hemsida
| Ändamål | Laglig grund |
|---|---|
| För att säkerställa driften av Bolagets hemsida och applikation. För att kunna utveckla Bolagets hemsida för att anpassa den bättre utifrån hur hemsidan används. | Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla sin hemsida och i syfte att attrahera fler kunder/samarbetspartners och att öka graden av återkommande kunder/samarbetspartners (berättigat intresse). |
5 Hur länge bevarar vi dina personuppgifter?
5.1 Dina personuppgifter bevaras så länge det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Därefter kommer dina uppgifter att raderas.
5.2 Vissa personuppgifter kommer, i syfte att uppfylla relevant bokföringslagstiftning, att sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, till vilken informationen hörde, avslutades.
5.3 Kontaktuppgifter till företagsrepresentanter lagras under den tid Bolaget bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att upprätthålla relationen med företaget/organisationen. Radering ska ske när Bolaget får kännedom om att uppgifterna inte längre är adekvata eller relevanta för ändamålet, eller på begäran av kontaktpersonerna.
5.4 För närmare information om hur länge Bolaget lagrar specifika personuppgifter var vänlig kontakta oss. Kontaktuppgifter framgår under avsnittet ”Kontaktinformation” nedan.
6 VEM LÄMNAR BOLAGET UT DINA PERSONUPPGIFTER TILL?
6.1 Bolaget lämnar inte ut personuppgifter till tredje part, förutom i situationer då detta krävs för att uppfylla en lagstadgad skyldighet eller för att fullfölja Bolagets åtaganden mot dig, kunder och/eller samarbetspartners. Dina personuppgifter kommer inte att säljas till tredje part i reklamsyfte.
6.2 I tabellen nedan anges situationer då dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part.
| Tredje part | Anledningen till att personuppgifterna lämnas ut till tredje part |
|---|---|
| KEYTO Group AB (publ) | KEYTO Group AB (publ) är gemensamt personuppgiftsansvarigt med Bolaget för behandling som sker inom ramen för KEYTO Groups gemensamma hantering av kundregister, fakturering, marknadsföring och liknande administrativa funktioner. Vissa kunduppgifter, såsom namn, adress, kontaktuppgifter och köphistorik, delas därför mellan bolagen för att möjliggöra effektiv administration, kunduppföljning och riktad marknadsföring inom KEYTO Group. |
| Andra bolag inom KEYTO Group | Personuppgifter kan även komma att delas med andra bolag inom KEYTO Group för bland annat samordnad ärendehantering, marknadsföring samt för att möjliggöra och effektivisera samarbeten kring erbjudanden, kundtjänst och leverans. |
| Leverantör av molntjänster | Personuppgifter kan komma att lämnas ut till leverantörer av molntjänster eftersom Bolaget lagrar viss information i molntjänster. |
| Leverantörer och samarbetspartners | Bolaget kan komma att lämna ut dina personuppgifter till olika leverantörer och/eller samarbetspartner om sådana leverantörer eller samarbetspartner behöver dina personuppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag för Bolaget. |
| Bolag som tillhandahåller finansieringslösningar för kunder | I de fall en kund är intresserad av en finansieringslösning för sitt köp förmedlar Bolaget uppgifter om kunden till finansieringsbolag som Bolaget samarbetar med och som i sin tur ingår avtal och kommunicerar direkt med kunden. |
| Myndigheter | Personuppgifter kan komma att överlämnas till myndigheter då det krävs för att uppfylla lagenliga skyldigheter. |
| Avyttring | För det fall Bolaget avser att överlåta hela eller delar av Bolagets verksamhet kan personuppgifter komma att lämnas ut till en potentiell köpare. |
7 Överföring av personuppgifter till tredjeland Bolaget kan komma att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. Om dina personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES kommer Bolaget att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringen av personuppgifterna är laglig och att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och med en skyddsnivå som motsvarar den inom EU/EES, till exempel genom att ingå EU-kommissionens standardavtalsklausuler med mottagaren.
8 Överföring av personuppgifter till tredjeland En sammanfattning av dina rättigheter enligt tillämplig lagstiftning följer av tabellen nedan.
| Rätt till tillgång | Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter samt att få ut en kopia av de personuppgifter som rör dig och som Bolaget behandlar. |
| Rätt till rättelse | Om de personuppgifter som Bolaget behandlar om dig är felaktiga, ofullständiga eller inaktuella, har du rätt att be oss att rätta dessa. |
| Rätt till radering | Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter. Om Bolaget inte har en rättslig grund för att fortsätta behandla personuppgifterna ska de raderas. |
| Rätt att göra invändningar | Under vissa omständigheter har du rätt att invända mot att Bolaget behandlar dina personuppgifter. |
| Rätt till begränsning av behandling | I vissa fall har du rätt att kräva att Bolaget begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär att Bolaget endast under vissa förutsättningar får behandla personuppgifterna på annat sätt än genom att lagra dem. |
| Rätt till dataportabilitet | Där personuppgifterna behandlas med ditt samtycke eller med stöd av ett avtal med dig har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format samt överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. |
| Rätt att återkalla samtycke | Om Bolaget behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke kan du när som helst återkalla detta. En återkallelse påverkar dock inte lagligheten i den personuppgiftsbehandling som utförts av Bolaget innan samtycket återkallades |
| Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet | Du har rätt att inge klagomål om Bolagets behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm. |
9 Skyddet av dina personuppgifter Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Bolaget har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Vi kommer inte att lämna ut dina uppgifter till någon annan, annat än vad som uttryckligen följer av denna Integritetspolicy.
11 Om du inte lämnar dina personuppgifter till bolaget Om du inte lämnar dina personuppgifter till Bolaget är det möjligt att Bolaget inte kommer kunna fullgöra sina rättsliga eller avtalsenliga skyldigheter gentemot dig.
10 KONTAKTINFORMATION
Om du har frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning är du välkommen att kontakta dataskyddsansvarig på KEYTO Group på e-post integrity@keytogroup.com.